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従業員から未払い残業代を請求されたときの対処法
ある日突然、従業員から未払い残業代を請求されるケースは少なくありません。そして、よく調べてみると、実際に未払い残業代が発生していることも決して珍しくないのが実情です。
未払い残業代の請求を受けたときは、納得できなくても放置せず、以下のように的確に対応することが大切です。
1．未払い残業代を請求されたときに確認すべきこと
まずは、従業員からの請求が正当なものであるかどうかを見極めなければなりません。そのために、以下の点を確認しましょう。
（1）従業員が主張する残業時間が正しいか
タイムカードなどの勤怠記録に基づいて、従業員が実際に残業した時間を計算しましょう。
ただ、記録上は残業したことになっていても、タバコ休憩などで労働していない時間は残業時間に含める必要はありません。可能な限り、正確な残業時間を証拠に基づいて割り出してください。
（2）無断残業に該当しないか
残業代は、上司の指示を受けて部下が残業した場合に発生するものです。部下が無断で残業した場合は、原則として残業代を支払う必要はありません。
ただし、具体的な残業指示がなくても部下の残業を上司が黙認しているような状況であれば残業代が発生することもあるので注意が必要です。
（3）固定残業代の範囲内であるか
固定残業代を支払っている場合でも、法律上の有効要件を満たしていないケースがよくあります。有効な場合でも、固定残業時間を超えて残業した場合には別途残業代の支払いが必要です。
（4）従業員が「管理監督者」に該当するか
管理監督者には労働基準法のうち労働時間等に関する規定は適用されないため、残業代を支払う必要はありません。
ただし、肩書きは「管理職」であっても、経営に直接携わっていなかったり、自己の労働時間についての裁量がなかったり、一般の従業員よりも高い待遇が得られていない従業員は「管理監督者」には当たりません。この場合は残業代の支払いが必要です。
（5）残業代請求権が時効にかかっていないか
残業代請求権は、給料支払日の翌日から3年（2020年3月以前に発生した請求権については2年）で消滅時効にかかります。
従業員からの請求が正当なものであったとしても、時効にかかった分については支払いを拒否できます。
2．未払い残業代を請求した従業員への対処法
請求が正当なものである場合は、従業員と話し合いをした上で和解成立を目指しましょう。全額を支払うことが望ましいですが、それが厳しい場合には誠意をもって交渉することで減額できる可能性があります。
請求に正当な根拠がない場合は、理由を具体的に説明した上で支払いを拒否しましょう。できる限り、従業員が納得できるように説明することが望ましいです。
3．未払い残業代の請求を放置するリスク
従業員からの請求に対して的確に対応せずに放置すると、労働基準監督署の調査を受けたり、労働審判や労働訴訟を起こされ、対応を余儀なくされるおそれがあります。
請求が正当なものである場合は、遅延損害金が発生します。遅延損害金の利率は従業員が在職中は年3％（2020年3月以前に発生した残業代については年6％）ですが、退職後は年14.6％と高くなります。
さらに、裁判所から支払を命じられた場合には、支払うべき残業代と同額の「付加金」を加算されることもあります。
また、請求に正当な根拠がない場合でも、放置すればインターネット上に悪評を流されるなどして企業イメージが低下することになりかねません。
未払い残業代の請求を受けたときに的確に対応することは必ずしも簡単なことではありませんので、弁護士にご相談の上で対応なさることをおすすめします
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